Mit dem Modul Formulare können Sie individuelle Formulare direkt in SocialDB erstellen und optimal an die Abläufe Ihrer Einrichtung anpassen. So lassen sich beispielsweise Anamnesebögen, Berichte, Checklisten, Erhebungsblätter oder andere Dokumentationen strukturiert digital abbilden.
Dabei müssen bestehende Dokumentenformen nicht ersetzt werden: Mit dem Office-Modul können Word-Dokumente weiterhin direkt in SocialDB erstellt, bearbeitet und gemeinsam genutzt werden. Je nach Anwendungsfall entscheiden Sie somit selbst, ob ein klassisches Office-Dokument oder ein strukturiertes SocialDB-Formular die bessere Lösung ist.
Bestehende Formulare einfach digital abbilden
Bereits verwendete Word- oder PDF-Formulare können in SocialDB nachgebildet und an die individuellen Abläufe Ihrer Einrichtung angepasst werden. So können bestehende Prozesse digitalisiert werden, ohne bewährte Formulare und Strukturen vollständig neu gestalten zu müssen.
Zeit durch automatisch übernommene Daten sparen
Bereits in SocialDB vorhandene Personen-, Vertrags- oder Organisationsdaten werden automatisch in das Formular übernommen. Namen, Geburtsdaten oder andere Stammdaten müssen dadurch nicht wiederholt eingegeben werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der Datenerfassung.
Dokumentation direkt dort erledigen, wo die Daten bereits vorhanden sind
Formulare werden direkt bei der jeweiligen Person, der Betreuung oder der Familien ausgefüllt und gespeichert. Mitarbeiter müssen nicht zwischen unterschiedlichen Programmen, Dateien oder Ablageorten wechseln und finden ausgefüllte Dokumente jederzeit zentral in SocialDB wieder. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der Datenerfassung.
Dokumentation mit SocialDB KI vereinfachen
Inhalte können per Spracheingabe diktiert und direkt in Formularfelder übernommen werden. SocialDB KI unterstützt zusätzlich beim Formulieren, Übersetzen oder beim Befüllen definierter Formularfelder. Dabei können auch bereits in SocialDB vorhandene Informationen genutzt werden: So lassen sich beispielsweise Berichte auf Basis der Verlaufsdokumentation mithilfe der KI vorbefüllen. Mitarbeiter müssen dadurch relevante Informationen nicht mehr mühsam aus zahlreichen Einträgen der Verlaufsdokumentation zusammensuchen. Die KI kann vorhandene Inhalte gezielt berücksichtigen und für den jeweiligen Bericht aufbereiten. Die vorgeschlagenen Inhalte können anschließend geprüft, ergänzt und weiterbearbeitet werden. Gerade bei umfangreichen Berichten und Stellungnahmen reduziert sich damit sowohl der Aufwand für die Informationssuche als auch für die eigentliche Erstellung erheblich.
Einheitliche und vollständige Eingaben sicherstellen
Vorgegebene Formularstrukturen sorgen dafür, dass benötigte Informationen einheitlich erfasst werden. Pflichtfelder, Auswahlmöglichkeiten und definierte Eingabefelder unterstützen Mitarbeiter dabei, Formulare vollständig und nachvollziehbar auszufüllen.
Zentral speichern und in ein PDF-, Word-, oder Excel ausgeben
Für die Ausgabe können frei gestaltbare Druckvorlagen hinterlegt werden. So bestimmen Sie selbst, wie ein fertiges Dokument aussehen soll – beispielsweise mit individuellem Aufbau, Logo, Kopf- und Fußzeilen oder einer an Ihre Einrichtung angepassten Gestaltung. Die ausgefüllten Formulare können anschließend als Word-, Excel- oder PDF-Dokument ausgegeben werden.
Ihr Nutzen
Mit digitalen Formularen in SocialDB reduzieren Sie doppelte Dateneingaben, vereinheitlichen Ihre Dokumentation und gestalten Abläufe deutlich effizienter. Bestehende Office-Dokumente können weiterhin genutzt werden, während strukturierte SocialDB-Formulare zusätzliche Möglichkeiten für automatisierte Datenübernahme, frei gestaltbare Ausgaben und KI-gestützte Dokumentation bieten.
So lassen sich beispielsweise Berichte auf Basis der Verlaufsdokumentation vorbefüllen, ohne relevante Informationen mühsam zusammensuchen zu müssen. Ihre Mitarbeiter:innen verbringen dadurch weniger Zeit mit administrativen Tätigkeiten und haben mehr Zeit für die Arbeit mit den Menschen.